HR Connext › บทความ
นำเข้าพนักงาน HR Connext ทีละขั้น ใช้งานผ่าน LINE
สอนทีละขั้นวิธีนำเข้าพนักงานใน HR Connext พร้อมตัวอย่างไฟล์ Excel
นำเข้าพนักงานด้วย HR Connext ได้ง่ายๆ ผ่าน Excel ทีละขั้น ไม่ต้องเรียนรู้ระบบใหม่ ใช้งานผ่าน LINE ได้ทันที
เตรียมไฟล์ Excel สำหรับนำเข้าพนักงาน
การนำเข้าพนักงานผ่าน HR Connext ต้องเริ่มจากการเตรียมไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง ระบบ HR Connext มีฟีเจอร์ "นำเข้าพนักงาน" ที่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพนักงานได้พร้อมกันหลายคนในครั้งเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูล
- ดาวน์โหลด Template Excel ที่มีช่องกรอกข้อมูลพนักงานครบถ้วน
คุณสามารถเข้าไปที่แท็บ "นำเข้าพนักงาน" ในระบบ HR Connext และคลิก "ดาวน์โหลด Template (Excel .xlsx)" เพื่อเริ่มต้นการกรอกข้อมูล
- ตรวจสอบหัวคอลัมน์สีแดงที่ต้องกรอก ช่องสีน้ำเงินไม่บังคับ
ในไฟล์ Excel จะมีหัวคอลัมน์ที่สีแดงแสดงว่าเป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก เช่น ชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์, เลขประจำตัวประชาชน, และตำแหน่งงาน
ส่วนหัวคอลัมน์สีน้ำเงินเป็นข้อมูลที่แนะนำให้กรอกเพื่อให้ครบถ้วน เช่น เบอร์โทรศัพท์ของครอบครัวหรือวันเกิด
- ตัวอย่างไฟล์มีแท็บคำอธิบายและตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจการกรอก
ในไฟล์ Excel จะมีแท็บ "คำอธิบาย" เพื่ออธิบายรายละเอียดของแต่ละคอลัมน์ และแท็บ "ตัวอย่าง" เพื่อให้คุณเห็นการกรอกข้อมูลแบบจริง ๆ
ตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้าจริง
ก่อนจะนำเข้าข้อมูลไปยังระบบ HR Connext จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในไฟล์ Excel เป็นไปตามรูปแบบและมาตรฐานที่กำหนดไว้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการนำเข้า
- ระบบจะไม่นำเข้าข้อมูลถ้ามีแถวใดข้อมูลผิด
หากพบว่ามีแถวใดไม่ตรงกับรูปแบบที่ระบุ เช่น เบอร์โทรศัพท์ไม่มีเลขหรือเลขไม่ครบหลัก การนำเข้าจะถูกปฏิเสธโดยระบบ และจะแจ้งเตือนว่าแถวใดผิด
- ตรวจสอบตารางผลลัพธ์ที่ระบบแสดงเพื่อแก้ไขข้อมูลที่ผิด
เมื่อนำเข้าไฟล์ Excel หากพบข้อผิดพลาดหรือไม่มีการนำเข้าบางแถว ก็สามารถคลิกดูผลลัพธ์ในตารางผลลัพธ์ได้ โดยระบุว่าแถวไหนและคอลัมนันไหนผิดเพราะอะไร
- แก้ไขในไฟล์เดิมแล้วอัปโหลดใหม่ได้ทันที
หากพบว่ามีข้อผิดพลาดในไฟล์ Excel ก็สามารถแก้ไขในไฟล์เดิมได้ จากนั้นอัปโหลดใหม่ได้โดยไม่ต้องสร้างไฟล์ใหม่หรือทำซ้ำ
นำเข้าข้อมูลพนักงานผ่านระบบ HR Connext
- อัปโหลดไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ในแท็บ "นำเข้าพนักงาน"
- ระบบจะประมวลผลและแจ้งผลลัพธ์ทันที
- หากมีข้อผิดพลาด แก้ไขในไฟล์เดิมแล้วอัปโหลดใหม่
ตรวจสอบข้อมูลพนักงานหลังนำเข้า
หลังจากทำการนำเข้าแล้ว จะต้องตรวจสอบว่าข้อมูลของพนักงานถูกนำมาจัดเก็บอย่างถูกต้องภายในระบบ HR Connext เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานของบริษัทดำเนินไปอย่างราบร้อน
- ดูข้อมูลที่นำเข้าในส่วน "ข้อมูลพนักงาน" ได้ทันที
เมื่อนำเข้าเสร็จแล้ว ก็สามารถคลิกไปยังส่วน "ข้อมูลพนักงาน" เพื่อดูรายละเอียดของแต่ละคนได้อย่างละเอียด เช่น พื้นหลังการทำงาน, สัญญา, และสถานะการทำงาน
- ตรวจสอบว่าข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง
พึงระวังให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญเช่น สัญญาจ้าง, พินัยกรรม, และใบสมัครทำงานยังคงครบถ้วนมาก่อนจะเริ่มทำงานจริง ๆ และไม่มีการขาดหายหรือไม่สมบูรณ์
- หากมีข้อมูลไม่ครบหรือผิดพลาด แก้ไขได้ทันที
หากพบว่าบางคนยังไม่มีเอกสารบางอย่าง เช่น การลงนามในสัญญาหรือใบสมัครทำงาน ก็สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกไปยังหน้านั้นแล้วเพิ่มเอกสารหรือปรับเปลี่ยนมาระเบียน
ใช้ HR Connext ช่วยจัดการข้อมูลพนักงานได้ง่ายขึ้น
- นำเข้าพนักงานครั้งเดียว จัดการได้ทั้งในระบบ
- ไม่ต้องทำซ้ำ ข้อมูลถูกเก็บไว้ครบถ้วน
- ใช้งานผ่าน LINE ได้ทันที ไม่ต้องโหลดแอปใหม่
คำถามที่พบบ่อย
นำเข้าพนักงานได้กี่คนในไฟล์เดียว?
นำเข้าได้ทั้งหมดในไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้
ไฟล์ Excel ต้องเป็นภาษาไทยหรือไม่?
ใช้ไฟล์ Excel (.xlsx) ภาษาไทยไม่เปลี่ยน
หากข้อมูลผิดจะแก้ไขได้ไหม?
แก้ไขได้ทันทีในไฟล์เดิม แล้วอัปโหลดใหม่
ดูว่า HR Connext ช่วยเรื่องนี้อย่างไร: ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง
บทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายหรือภาษี กรณีเฉพาะควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ